Série AARS Depoimentos: Arquivos na pandemia – Bruna Leal

Iniciamos na segunda semana de julho/2020 a Série AARS Depoimentos: Arquivos na pandemia. Hoje publicamos o trigésimo sexto depoimento.

A associada Bruna Freitas Sakis Leal relata o impacto da pandemia da Covid-19 no seu trabalho arquivístico.

Os depoimentos são publicados às quintas-feiras no site da AARS.

Bruna Freitas Sakis Leal
Acadêmica de Arquivologia UFSM
Santa Maria, RS.
Associado n. 539 da AARS

1. Qual o seu local de trabalho como arquivista?
Trabalho como secretária do Curso de Graduação Música e Tecnologia na UFSM. Sou estudante do Curso de Arquivologia na mesma instituição.

2. Quais atividades desenvolvia antes da pandemia?
Uma das principais funções de um secretário de curso de graduação é dar assistência aos alunos. Antes da pandemia a atividade que eu mais desempenhava era o atendimento presencial dos discentes. Matrículas, dúvidas, problemas relacionados à vida acadêmica. Também é de minha responsabilidade a produção e gestão de documentos relativos à secretaria, coordenação e Colegiado do Curso. Atas, memorandos, formulários, atestados, etc. Administrar o e-mail do curso, responder e encaminhar o que é competência da chefia. Organizar a oferta de disciplinas e disponibilizar no sistema da universidade. Auxiliar a chefia imediata quanto a agenda de compromissos e calendário acadêmico.

3. A pandemia mudou a sua rotina de trabalho? Se sim, conte-nos o que mudou.
Mudou bastante, em especial o atendimento presencial que desde que a pandemia iniciou, está ocorrendo de forma remota. Antes o que muitas vezes era resolvido em uma conversa informal com os alunos presencialmente na secretaria, agora passa a ser uma demanda maior. As dúvidas e problemas são enviados por e-mail, que é um documento oficial. O cuidado na resposta passou a ser ainda maior. Sem a aproximação que o trabalho presencial proporcionava, resolvi abrir outros canais de comunicação com os alunos, professores, chefia e outros interessados. Disponibilizei meu número de celular, criei grupos no WhatsApp destinados aos colegas, chefias e também aos alunos. Percebi que só por e-mail não estava tento uma comunicação eficaz, principalmente para com os discentes.
Outra grande mudança foi em relação aos documentos. Antes da Pandemia a UFSM já havia iniciado o processo de implementação do Processo Eletrônico Nacional, mas o trabalho remoto fez com que o serviço fosse disponibilizado a todos os servidores da instituição. Hoje a criação, homologação, assinaturas e tramitação de documentos e processos ocorre através do PEN/SIE.

4. Depois que a pandemia passar, como será a volta ao trabalho? Que rotinas pretende retomar e quais manterá?
Acredito que o retorno ao trabalho presencial se dará de forma gradual, creio que vamos seguir colocando em prática as mudanças adotadas durante a Pandemia. Tele reuniões facilitam muito o trabalho, diminuem o tempo gasto em deslocamento e gastos. O uso do PEN/SIE foi um avanço tanto para os setores da UFSM quanto para o DAG que é o responsável pela gestão documental da UFSM. Ouso dizer que para mim, enquanto secretária de curso, a principal mudança positiva foi o PEN. Outra mudança que pretendo manter é a forma de me comunicar principalmente com os alunos. Mesmo que redes sociais não sejam consideradas documentos oficiais, o uso de aplicativos de comunicação como o WhatsApp torna a comunicação mais rápida e acessível. Mas o atendimento presencial é o que mais criei expectativa para o retorno e pretendo incentivar a ser como antes da Pandemia. Mesmo com toda a tecnologia ao nosso alcance, nada substitui a presencialidade e calor humano.